Operationele taken

Het machtigen, organiseren en leiden van de uitwisseling van gegevens tussen de instellingen van sociale zekerheid

De KSZ houdt geen inhoudelijke gegevens betreffende de rechten en verplichtingen van de sociaal verzekerden bij. Deze worden in de vorm van sociale gegevens beheerd binnen de instelling van sociale zekerheid die bevoegd is voor de betrokken sector en het betrokken stelsel.

Talrijke sociale gegevens - zoals identificatie- en arbeidstijdgegevens of gegevens betreffende de basisbezoldiging - worden echter door verscheidene instellingen van sociale zekerheid gedeeld. Vele rechten of verplichtingen uit een specifieke sector worden onder andere bepaald op basis van de bestaande rechten en verplichtingen in één of meerdere andere sectoren of stelsels van sociale zekerheid.

De eerste opdracht van de KSZ bestaat er precies in te vermijden dat de 'informatieleveranciers' van de sociale zekerheid - d.w.z. de personen (voornamelijk de sociaal verzekerden en hun werkgevers) die gegevens meedelen aan de instellingen van sociale zekerheid met het oog op de vaststelling van hun rechten en verplichtingen - steeds opnieuw reeds meegedeelde gegevens moeten overmaken.

De KSZ machtigt de elektronische doorgave van persoonsgegevens tussen de instellingen van sociale zekerheid; dit machtigingsprincipe stoelt op de noodzaak aan toezicht op de organisatorische, technische en juridische regels, in het bijzonder wat de veiligheid betreft.
De KSZ organiseert de elektronische overmaking van de berichten tussen de instellingen van sociale zekerheid; daartoe coördineert ze, na overleg, de relaties tussen de verschillende instellingen die betrokken zijn bij een concrete gegevensstroom. Ze neemt, in overleg met deze instellingen, de conceptie, de standaardisatie en het uittesten van de elektronisch uit te wisselen berichten voor haar rekening. Bovendien stelt ze een documentatie betreffende deze berichten samen.
De KSZ leidt ten slotte de uitwisseling van berichten. Ze doet dit aan de hand van het netwerk dat alle instellingen onderling en met de KSZ verbindt. Ze waakt eveneens over de naleving van het finaliteitsprincipe met behulp van haar verwijzingsrepertorium.

De coördinatie tussen de instellingen van sociale zekerheid van het aanbieden van transacties via het portaal van de sociale zekerheid

Het doel van het portaal van de sociale zekerheid bestaat erin een geïntegreerde dienstverlening aan te bieden aan diverse groepen van gebruikers: burgers, werkgevers, sociale secretariaten, instanties die hulp verlenen aan sociaal verzekerden;.... Al deze groepen moeten via het portaal toegang krijgen tot informatie en een elektronische relatie kunnen uitbouwen met de instellingen van sociale zekerheid. Op die wijze moeten ze elektronisch aangiften kunnen doen, elektronische toegang krijgen tot hun gegevens en ze zo nodig verbeteren of, op termijn, zelfs gepersonaliseerd elektronisch op de hoogte worden gesteld van bepaalde rechten en verplichtingen. Het uitbouwen van deze elektronische relatie wordt gecoördineerd door de KSZ. Vooreerst waakt de KSZ erover dat geen informatie wordt opgevraagd die reeds bij andere instellingen van sociale zekerheid beschikbaar is. Daarenboven zorgt de KSZ ervoor dat de wijze waarop informatie wordt opgevraagd geharmoniseerd is tussen de instellingen van sociale zekerheid, en dit op verschillende vlakken:

op het vlak van de technische en organisatorische standaarden
op het vlak van de identificatie- en authentificatiemiddelen
op het vlak van het gehanteerde begrippenapparaat
op het vlak van de instructies

De coördinatie van de betrekkingen tussen de instellingen van sociale zekerheid en het Rijksregister van de natuurlijke personen

Met het oog op de onderlinge uitwisseling van sociale gegevens betreffende sociaal verzekerden, is een gemeenschappelijke unieke identificatiesleutel van de sociaal verzekerden een absolute noodzaak: het identificatienummer van de sociale zekerheid (INSZ).

Elke sociaal verzekerde krijgt een INSZ toegewezen. Dit nummer stemt overeen met het rijksregisternummer van de sociaal verzekerden die in België wonen of met het Kruispuntbanknummer voor de sociaal verzekerden die niet in België wonen.

Sedert de oprichting van de KSZ dienen alle instellingen van sociale zekerheid het INSZ te gebruiken bij hun externe betrekkingen. Het gaat dan vooral om elektronische berichten die via de KSZ worden uitgewisseld. Het INSZ is eveneens de unieke identificatiesleutel van het verwijzingsrepertorium van de KSZ.

Het INSZ bestaat uit het rijksregisternummer voor de natuurlijke personen die in België wonen. Dit rijksnummer wordt toegekend door het Rijksregister dat bij de federale overheidsdienst Binnenlandse zaken is opgericht. Het Rijksregister stelt dit nummer samen op basis van gegevens inzake bevolking en burgerlijke staat die de Belgische gemeenten ter beschikking stelt.

In overleg met het Rijksregister biedt de KSZ alle instellingen van sociale zekerheid de mogelijkheid om deze gegevens online te raadplegen. Zij maakt eveneens alle wijzigingen die sinds de laatste mededeling aan de verschillende types gegevens zijn aangebracht ("mutaties" genoemd) over aan de instellingen. De instelling ontvangt echter enkel de wijzigingen betreffende de sociaal verzekerden over wie zij een dossier behandelt.

De doelstellingen van de KSZ zijn de volgende:

de instellingen de mogelijkheid bieden niet zelf de basisidentificatiegegevens van de sociaal verzekerden over wie ze een dossier beheren, te moeten bijhouden
de administratieve last van de sociaal verzekerden en hun werkgevers verlichten; deze hoeven niet meer zelf de wijzigingen aan de 9 gegevens (adresverandering, wijziging van de burgerlijke staat, geboorte, …) mee te delen aan de instellingen van sociale zekerheid
een eenmalige opslag van informatie aan de bron waardoor alle instellingen zich op dezelfde gegevens kunnen baseren (een meervoudige opslag van gegevens houdt een risico voor tegenstrijdigheden in)

Het inzamelen bij de instellingen van sociale zekerheid en het opslaan van identificatiegegevens die niet in het Rijksregister van de natuurlijke personen beschikbaar zijn

Niet alle natuurlijke personen over wie de sociale zekerheid identificatiegegevens nodig heeft, zijn in het Rijksregister te vinden. Grensarbeiders, bijvoorbeeld, of gepensioneerden, zowel vreemdelingen als Belgen, die zich vóór de aansluiting van hun gemeente bij het Rijksregister in het buitenland hebben gevestigd, zijn niet opgenomen in het Rijksregister en zullen dat ook niet worden zolang ze in het buitenland woonachtig blijven. De identificatiegegevens van de migrerende werknemers uit de Europese Unie die rechten kunnen doen gelden bij de Belgische socialezekerheidsinstellingen worden ook niet opgenomen in het Rijksregister van de natuurlijke personen. Daarom is in de wet voorzien dat in de schoot van de KSZ een aan het Rijksregister complementaire gegevensbank (de zogenaamde KSZ-registers) wordt opgericht met identificatiegegevens die worden verzameld door de socialezekerheidsinstellingen (artikel 4 Kruispuntbankwet). Het betreft dezelfde soorten gegevens als deze opgenomen in het Rijksregister, met uitzondering van het beroep en de samenstelling van het gezin.
De gegevens vervat in de KSZ-registers vormen gepersonaliseerde inhoudelijke informatie die de KSZ zelf bijhoudt.

Het inzamelen bij de socialezekerheidsinstellingen van informatie nuttig voor het beheer, de conceptie en de kennis van de sociale zekerheid

Een laatste, maar daarom niet minder belangrijke opdracht van de KSZ betreft de inzameling bij de instellingen van sociale zekerheid van de gegevens die nuttig zijn voor het beheer, de conceptie en de kennis van de sociale zekerheid. Deze inzameling mag echter slechts gebeuren voor twee doeleinden: hetzij voor de verwerking van de gegevens tot anonieme informatie, hetzij voor het trekken van representatieve steekproeven. De bekomen anonieme informatie of de steekproeven moeten nuttig zijn voor de ondersteuning van de socialebeleidsvoering (artikel 5, eerste en tweede lid Kruispuntbankwet).

De taak van de KSZ in dit verband beperkt zich tot het inzamelen en anonimiseren dan wel coderen van de informatie of het trekken van steekproeven op basis van deze informatie. De KSZ is in principe niet belast met de intellectuele verwerking van de informatie. Niets belet de KSZ echter om studie- en onderzoekswerk te verrichten, maar ze bezit geen monopolie om dit te doen m.b.t. gegevens afkomstig uit het netwerk.

In de mate dat het uitwerken van anonieme of gecodeerde informatie de combinatie vereist van verscheidene gegevens betreffende dezelfde persoon die zich in verschillende instellingen van sociale zekerheid bevinden (vb. onderzoek naar de invloed van kinderlast op de arbeidsduur), of nog, wanneer informatie wordt opgevraagd voor het trekken van steekproeven, kan de KSZ haar taak uiteraard slechts verrichten indien ze bij de instellingen van sociale zekerheid geïdentificeerde informatie opvraagt. Zodra de nodige informatie is samengebracht, moet het resultaat echter geanonimiseerd of gecodeerd of verwerkt worden tot een steekproef. Na gebruik worden de gegevens gewist. De KSZ bezit evenwel niet de bevoegdheid rechtstreeks gegevens op te vragen bij de burgers of de ondernemingen.

De door de KSZ vergaarde en geanonimiseerde of gecodeerde of tot steekproef verwerkte informatie is in principe enkel toegankelijk voor de Ministers tot wiens bevoegdheid de sociale zekerheid behoort, voor de Wetgevende Kamers, voor de openbare instellingen van sociale zekerheid, voor de Nationale Arbeidsraad, voor de Hoge Raad voor de Zelfstandigen en de Kleine en Middengrote Ondernemingen en voor het Planbureau. Andere instanties, zoals wetenschappelijke onderzoeksinstellingen, kunnen eveneens informatie verkrijgen op aanvraag, mits toelating van het Beheerscomité van de KSZ, na een positief advies of een machtiging van het Informatieveiligheidscomité, en desgevallend mits betaling van een contractueel vastgesteld bedrag. Het gebruik van de door de KSZ uitgewerkte steekproeven verloopt in ieder geval onder de controle van het Informatieveiligheidscomité.

De KSZ ondersteunt deze taak door het uitbouwen van het Datawarehouse arbeidsmarkt en sociale bescherming. Daarin wordt informatie samengebracht, geanonimiseerd of gecodeerd, om goedkoop, snel en flexibel beschikbaar gesteld te worden voor beleidsondersteuning of -evaluatie.